Блок 2 · Урок 2.2 · Инструменты и документооборот
Всё, что происходит с клиентом «по-настоящему» — заказ, отгрузка, оплата, закрытие сделки — фиксируется в 1С. Битрикс24 — это про общение с клиентом, а 1С — про деньги и товар. Не разберёшься в базовой цепочке — заказ зависнет, склад не будет знать, что резервировать, а бухгалтерия — что и когда оплачено.
Битрикс24 — про общение с клиентом, 1С — про деньги и товар. Стыкуются они на стадии «Заказ в 1С».
Если клиента ещё нет в базе — создаёшь карточку контрагента. По ИНН (идентификационному номеру налогоплательщика) система сама подтянет реквизиты из государственных реестров юридических лиц и предпринимателей — вбивать вручную ничего не нужно. Обязательно нужен e-mail или телефон — без контактов карточка просто не сохранится.
Система не даст создать вторую карточку с тем же ИНН — при попытке выдаст ошибку. Если кажется, что клиента «нет», а система говорит «есть» — ищи существующую карточку по ИНН, не создавай новую.
Название договора вписывается ровно так, как в бумажном контракте — с номером, датой и заголовком. Если договора с клиентом нет и работаете по счетам/накладным — используется единый договор «Основной» (один на пару Организация/Клиент, им пользуются все подразделения). Статус — «Действует», цель — «Реализация».
Заказ в 1С создаётся только из Битрикс24: когда сделка впервые переходит на стадию «Заказ в 1С», заказ появляется сам. Не создавай его вручную в 1С: при следующей синхронизации в Битрикс24 появится дубль сделки.
Перед переходом на эту стадию проверь товары в карточке сделки. Если после этого поменять товары только в предложении, 1С этих изменений не увидит. Когда заказ появился, открой его в 1С и убедись, что данные перенеслись верно. Три вещи, в которых легко ошибиться:
Дата отгрузки. Если товары уходят клиенту не одной датой, а по частям — сними галку «Отгружать одной датой» и укажи дату для каждого товара отдельно. Иначе система будет считать, что всё уехало в одну дату, а по факту нет.
Резерв товара. Прежде чем обещать клиенту сроки — открой вкладку «Товары» и посмотри колонку «Доступно». Это самый быстрый способ увидеть остаток товара, который можно закрепить под этот заказ (резерв), не заказывая отдельный отчёт.
НДС (налог на добавленную стоимость). Если в договоре указано «Определяется в заказах и накладных» — ставку НДС в заказе нужно проставить вручную. Не проставишь — сумма документа посчитается неверно.
Елисей открывает заказ и обновляет дату отгрузки.
Бухгалтерские тонкости (проводки, налоговая отчётность) ведёт бухгалтерия. От тебя как менеджера требуется: правильно завести контрагента, перевести сделку на «Заказ в 1С» и проверить заказ, следить за датами отгрузки, проверять резерв перед обещаниями клиенту и вовремя сообщать бухгалтеру о статусе оплаты.
Что тебе нужно делать, а что остаётся за бухгалтерией.